Impreza firmowa generuje dużo wartościowych zdjęć: integracja zespołu, scenografia, atrakcje, wystąpienia, networking i spontaniczne momenty między pracownikami. Problem w tym, że po wydarzeniu materiały są rozproszone po telefonach, czatach zespołowych i prywatnych albumach.
Dla HR i marketingu zdjęcia z imprezy firmowej mogą być przydatne w komunikacji wewnętrznej, employer brandingu i podsumowaniu wydarzenia. Żeby jednak można było z nich skorzystać, trzeba je zebrać w sposób uporządkowany i z poszanowaniem prywatności.
Poniżej znajdziesz praktyczny proces: jak przygotować galerię QR, jak zachęcić pracowników, jakie zasady komunikować i jak nie zamienić zbierania zdjęć w dodatkową pracę administracyjną.
Najpierw ustal cel zbierania zdjęć
Inaczej zbiera się zdjęcia do wewnętrznej pamiątki, inaczej do newslettera, a inaczej do publikacji employer brandingowej. Cel wpływa na komunikat, zasady i późniejszą selekcję. Pracownicy powinni wiedzieć, czy zdjęcia są tylko dla uczestników, czy mogą trafić do materiałów firmy.
Jasna intencja zwiększa zaufanie. Jeśli mówisz wprost, że galeria służy podsumowaniu imprezy i wewnętrznemu albumowi, ludzie chętniej dodają naturalne zdjęcia. Jeśli planujesz publikację zewnętrzną, warto zadbać o dodatkową selekcję i zgody zgodnie z polityką firmy.
W praktyce
- album wewnętrzny
- newsletter firmowy
- post na intranet
- materiały employer branding
- podsumowanie dla zarządu
Kod QR na imprezie firmowej
Kod QR powinien być widoczny w miejscach, w których pracownicy naturalnie robią zdjęcia: przy wejściu, scenie, strefie foto, barze, recepcji i przy atrakcjach. Warto dodać krótki komunikat: "Dodaj zdjęcia do wspólnej galerii firmowej".
W firmowym kontekście szczególnie ważna jest prostota. Pracownicy nie powinni instalować aplikacji ani logować się prywatnym kontem. Im mniej formalności, tym więcej materiałów uda się zebrać.
W praktyce
- plakat przy wejściu
- QR przy recepcji
- naklejka przy strefie foto
- slajd na ekranie
- link w komunikatorze firmowym
Jak komunikować prośbę o zdjęcia?
Komunikat powinien być lekki i konkretny. Zamiast pisać "prosimy o przesłanie dokumentacji fotograficznej", lepiej napisać: "Masz dobre zdjęcie z integracji? Dodaj je do wspólnej galerii". Taki język pasuje do atmosfery wydarzenia.
Dobrze działa też wskazanie przykładów: zdjęcia zespołu, dekoracji, atrakcji, jedzenia, momentów ze sceny. Ludzie częściej działają, gdy wiedzą, jakie materiały są mile widziane.
W praktyce
- krótkie hasło
- przykłady zdjęć
- informacja o prywatności
- link po wydarzeniu
- podziękowanie za udział
Prywatność i zgody w środowisku firmowym
W firmie zdjęcia mają dodatkowy wymiar. Mogą przedstawiać pracowników, klientów, partnerów lub osoby zaproszone. Warto stosować zasadę ostrożności: galeria do zbierania materiałów nie oznacza automatycznej zgody na publikację każdego zdjęcia na zewnątrz.
Najbezpieczniej rozdzielić zbieranie od publikacji. Najpierw tworzysz prywatną galerię i zbierasz materiały, a dopiero później wybierasz zdjęcia do komunikacji zgodnie z zasadami firmy.
W praktyce
- jasny cel galerii
- selekcja przed publikacją
- zgody według polityki firmy
- unikanie publicznych albumów bez kontroli
Co zrobić ze zdjęciami po imprezie?
Po wydarzeniu wyślij link jeszcze raz, najlepiej następnego dnia roboczego. To moment, w którym pracownicy wracają do pracy, rozmawiają o wydarzeniu i chętnie dorzucają brakujące zdjęcia. Potem pobierz materiały i przygotuj foldery według celu.
Zdjęcia od pracowników mogą świetnie uzupełnić oficjalny reportaż. Pokazują wydarzenie oczami uczestników, a nie tylko z perspektywy fotografa. To szczególnie cenne w komunikacji wewnętrznej.
W praktyce
- przypomnienie po wydarzeniu
- selekcja materiałów
- folder do intranetu
- folder do archiwum
- podziękowanie dla zespołu
Jak ustawić galerię zdjęć z imprezy firmowej, żeby ludzie faktycznie dodawali zdjęcia
Nie zaczynaj od tłumaczenia systemu. Utwórz jedną galerię, pobierz QR i link, a potem sprawdź je na telefonie po wydrukowaniu. Po stronie uczestnika ma zostać jedno zadanie: zeskanować kod, dodać zdjęcie i wrócić do wydarzenia.
QR pokaż tam, gdzie pracownicy i zaproszeni goście naturalnie patrzą i mają telefon w ręku: przy wejściu, na stolikach, w wiadomości dla gości i przy prowadzącym. Jeden mały wydruk przy wejściu szybko znika z pola widzenia, więc lepiej powtórzyć ten sam kod w kilku miejscach.
Jeśli chcesz zrobić to bez własnego systemu, przejdź do oferty SnapThis i wybierz pakiet i przygotuj galerię przed wydarzeniem. Link i QR prowadzą do tej samej galerii, więc zdjęcia nie rozjeżdżają się po czatach, mailach i prywatnych albumach.
Zrób przed startem
- jedna galeria dla całego wydarzenia
- QR przetestowany po wydruku
- link gotowy do wysłania po wydarzeniu
- krótkie zdanie obok kodu
- osoba odpowiedzialna za przypomnienie
Komunikat, który nie brzmi jak regulamin
Najlepszy tekst przy QR mieści się w jednym oddechu. Użyj zdania w rodzaju: "Zeskanuj kod i dodaj swoje zdjęcia do wspólnej galerii. Bez aplikacji". To wystarczy na plakat, winietkę, ekran i krótką zapowiedź przez mikrofon.
Przed imprezie firmowej możesz wysłać lżejszą zapowiedź: "Będziemy zbierać zdjęcia w jednej galerii, link i QR znajdziesz na miejscu". Po wydarzeniu wyślij już konkretną prośbę: "Masz zdjęcia z imprezy? Dodaj je tutaj, zanim znikną w rolce aparatu".
Nie mieszaj kilku ścieżek naraz. Jeśli prosisz równocześnie o maila, Messengera, dysk i social media, wracasz do punktu wyjścia. Jeden link jest łatwiejszy do zapamiętania i łatwiejszy do przypomnienia.
Gotowe miejsca na ten tekst
- plakat lub ramka z QR
- winietka albo karta na stoliku
- slajd na ekranie
- zapowiedź prowadzącego
- wiadomość z linkiem po wydarzeniu
Co zrobić ze zdjęciami po wydarzeniu
Przejrzyj galerię w ciągu kilku dni po imprezie firmowej, kiedy łatwo jeszcze rozpoznajesz ludzi, miejsca i momenty. Nie oceniaj zdjęć tylko technicznie. Ujęcia od gości często mają wartość właśnie dlatego, że są blisko wydarzenia, a nie perfekcyjnie ustawione.
Podziel materiały według celu: prywatna pamiątka, zdjęcia do pokazania uczestnikom, kadry do druku i pliki do komunikacji zewnętrznej. Nie każde zdjęcie powinno trafić wszędzie, szczególnie przy wydarzeniach firmowych i rodzinnych.
Na koniec pobierz kopię i zapisz ją w miejscu, do którego masz stały dostęp. Galeria pomaga zebrać materiał, ale archiwum powinno być pod twoją kontrolą.
Porządek po wydarzeniu
- pobierz pełną kopię
- oznacz zdjęcia do pokazania innym
- oddziel materiały prywatne od publicznych
- zachowaj spontaniczne kadry
- wróć do galerii po kilku tygodniach
FAQ
Jak zebrać zdjęcia z imprezy firmowej bez aplikacji?
Najprościej użyć galerii online z kodem QR. Pracownicy skanują kod i dodają zdjęcia w przeglądarce telefonu.
Czy zdjęcia można wykorzystać w employer brandingu?
Tak, ale warto oddzielić zbieranie materiałów od publikacji i działać zgodnie z polityką zgód obowiązującą w firmie.
Gdzie umieścić QR na imprezie firmowej?
Przy wejściu, recepcji, scenie, strefie foto, barze oraz w komunikatorze firmowym po wydarzeniu.
Czy galeria nadaje się dla dużej firmy?
Tak, szczególnie gdy liczba uczestników jest duża i ręczne zbieranie zdjęć byłoby czasochłonne.
Czy warto robić konkurs fotograficzny?
Tak, konkurs zwiększa zaangażowanie, jeśli zasady są proste i jasno wskazują, gdzie dodawać zdjęcia.