Uczestnicy konferencji robią zdjęcia slajdów, stref partnerów, sceny, notatek, networkingu i własnych zespołów. Te zdjęcia mogą świetnie pokazać wydarzenie z perspektywy odbiorców, ale zwykle zostają w telefonach i nie trafiają do organizatora.
Najlepsze rozwiązanie to galeria online dostępna przez kod QR. Nie przeszkadza w programie, nie wymaga instalowania aplikacji i może być pokazana na slajdach, identyfikatorach oraz w mailach po wydarzeniu.
Ten artykuł pokazuje, jak wdrożyć zbieranie zdjęć od uczestników konferencji tak, aby było wygodne dla uczestników i użyteczne dla organizatora.
Konferencja ma inny rytm niż impreza
Na konferencji uczestnik nie zawsze ma czas na spontaniczne dodawanie zdjęć. Program jest podzielony na wystąpienia, przerwy, networking i warsztaty. Dlatego QR powinien pojawiać się w momentach przejścia: na ekranie przed prelekcją, w przerwie kawowej i w mailu podsumowującym.
Nie warto odrywać uczestników od treści. Zbieranie zdjęć powinno być dyskretnym dodatkiem do doświadczenia, a nie osobnym zadaniem.
W praktyce
- slajd przed rozpoczęciem
- QR na identyfikatorze
- plakat w strefie kawowej
- link w mailu po konferencji
Jakie zdjęcia są najbardziej wartościowe?
Organizatorzy często mają dobre zdjęcia sceny, ale brakuje im perspektywy uczestników. Warto zachęcać do zdjęć z networkingu, warsztatów, stoisk partnerów, notatek, reakcji sali i momentów poza główną sceną.
Takie materiały pomagają ocenić atmosferę wydarzenia i mogą być cenne w komunikacji po konferencji. Pokazują nie tylko program, ale doświadczenie uczestników.
W praktyce
- networking
- warsztaty
- strefy partnerów
- notatki i inspiracje
- zdjęcia zespołów uczestniczących
Jak wpleść QR w program konferencji?
Kod QR może pojawić się na slajdzie technicznym, ekranach w foyer, materiałach drukowanych i stronie z agendą. Najlepiej, jeśli towarzyszy mu jedno zdanie: "Dodaj swoje zdjęcia z konferencji do wspólnej galerii".
Jeśli konferencja ma prowadzącego, warto poprosić go o krótkie przypomnienie przed przerwą. Uczestnicy właśnie wtedy robią zdjęcia i mają chwilę na przesłanie materiałów.
W praktyce
- slajd startowy
- ekran w przerwie
- agenda drukowana
- stopka maila
- komunikat prowadzącego
Link po konferencji zwiększa liczbę zdjęć
W konferencjach wiele zdjęć jest porządkowanych dopiero po powrocie do biura lub hotelu. Dlatego mail podsumowujący z linkiem do galerii jest bardzo ważny. Uczestnik może wtedy dodać zdjęcia bez presji czasu.
Warto połączyć prośbę o zdjęcia z podziękowaniem za udział i ankietą. Niech link do galerii będzie widoczny, ale niech komunikat pozostanie krótki.
W praktyce
- mail z podziękowaniem
- link do galerii
- prośba o najlepsze zdjęcia
- termin dodawania materiałów
Jak wykorzystać zdjęcia od uczestników?
Zdjęcia od uczestników mogą trafić do podsumowania, relacji wewnętrznej, prezentacji dla sponsorów, galerii dla uczestników albo materiałów promujących kolejną edycję. Przed publikacją zewnętrzną zadbaj o selekcję i zasady zgód.
Warto zachować także zdjęcia, które nie nadają się do publikacji. Mogą pomóc zespołowi organizacyjnemu zobaczyć, które strefy działały najlepiej i jak uczestnicy faktycznie korzystali z przestrzeni.
W praktyce
- raport po wydarzeniu
- komunikacja do uczestników
- materiały dla partnerów
- wnioski dla kolejnej edycji
Jak ustawić galerię zdjęć od uczestników konferencji, żeby ludzie faktycznie dodawali zdjęcia
Nie zaczynaj od tłumaczenia systemu. Utwórz jedną galerię, pobierz QR i link, a potem sprawdź je na telefonie po wydrukowaniu. Po stronie uczestnika ma zostać jedno zadanie: zeskanować kod, dodać zdjęcie i wrócić do wydarzenia.
QR pokaż tam, gdzie uczestnicy konferencji naturalnie patrzą i mają telefon w ręku: przy wejściu, na stolikach, w wiadomości dla gości i przy prowadzącym. Jeden mały wydruk przy wejściu szybko znika z pola widzenia, więc lepiej powtórzyć ten sam kod w kilku miejscach.
Jeśli chcesz zrobić to bez własnego systemu, przejdź do oferty SnapThis i wybierz pakiet i przygotuj galerię przed wydarzeniem. Link i QR prowadzą do tej samej galerii, więc zdjęcia nie rozjeżdżają się po czatach, mailach i prywatnych albumach.
Zrób przed startem
- jedna galeria dla całego wydarzenia
- QR przetestowany po wydruku
- link gotowy do wysłania po wydarzeniu
- krótkie zdanie obok kodu
- osoba odpowiedzialna za przypomnienie
Komunikat, który nie brzmi jak regulamin
Najlepszy tekst przy QR mieści się w jednym oddechu. Użyj zdania w rodzaju: "Zeskanuj kod i dodaj swoje zdjęcia do wspólnej galerii. Bez aplikacji". To wystarczy na plakat, winietkę, ekran i krótką zapowiedź przez mikrofon.
Przed konferencji możesz wysłać lżejszą zapowiedź: "Będziemy zbierać zdjęcia w jednej galerii, link i QR znajdziesz na miejscu". Po wydarzeniu wyślij już konkretną prośbę: "Masz zdjęcia z imprezy? Dodaj je tutaj, zanim znikną w rolce aparatu".
Nie mieszaj kilku ścieżek naraz. Jeśli prosisz równocześnie o maila, Messengera, dysk i social media, wracasz do punktu wyjścia. Jeden link jest łatwiejszy do zapamiętania i łatwiejszy do przypomnienia.
Gotowe miejsca na ten tekst
- plakat lub ramka z QR
- winietka albo karta na stoliku
- slajd na ekranie
- zapowiedź prowadzącego
- wiadomość z linkiem po wydarzeniu
Co zrobić ze zdjęciami po wydarzeniu
Przejrzyj galerię w ciągu kilku dni po konferencji, kiedy łatwo jeszcze rozpoznajesz ludzi, miejsca i momenty. Nie oceniaj zdjęć tylko technicznie. Ujęcia od gości często mają wartość właśnie dlatego, że są blisko wydarzenia, a nie perfekcyjnie ustawione.
Podziel materiały według celu: prywatna pamiątka, zdjęcia do pokazania uczestnikom, kadry do druku i pliki do komunikacji zewnętrznej. Nie każde zdjęcie powinno trafić wszędzie, szczególnie przy wydarzeniach firmowych i rodzinnych.
Na koniec pobierz kopię i zapisz ją w miejscu, do którego masz stały dostęp. Galeria pomaga zebrać materiał, ale archiwum powinno być pod twoją kontrolą.
Porządek po wydarzeniu
- pobierz pełną kopię
- oznacz zdjęcia do pokazania innym
- oddziel materiały prywatne od publicznych
- zachowaj spontaniczne kadry
- wróć do galerii po kilku tygodniach
FAQ
Jak zebrać zdjęcia od uczestników konferencji?
Utwórz galerię online, pokaż kod QR na slajdach i materiałach, a po konferencji wyślij link w mailu z podziękowaniem.
Czy uczestnicy muszą zakładać konto?
W SnapThis nie muszą. Dodawanie zdjęć działa przez przeglądarkę telefonu.
Czy QR na identyfikatorze jest dobrym pomysłem?
Tak, jeśli kod jest czytelny i prowadzi do strony dostosowanej do telefonu.
Jakie zdjęcia warto zbierać?
Najbardziej wartościowe są zdjęcia networkingu, warsztatów, stref partnerów i reakcji uczestników.
Czy zdjęcia od uczestników można publikować?
Można, ale przed publikacją zewnętrzną trzeba stosować zasady zgód i selekcji obowiązujące u organizatora.